数分で会議の準備: 説明済みのすべての通話にウォークイン

ステップ 1 — カレンダーとメールを接続する

会議の準備の自動化はソース データから始まります。概要を有効にするには、システムが会議の内容 (カレンダー イベント: 出席者、議題、添付ファイル) とそれを取り巻くコンテキスト (出席者との電子メール スレッド、定期的な通話の事前会議メモ、プロジェクトに関連付けられた未解決のアクション アイテム) を認識する必要があります。

Lodestar は、電子メールの Gmail や Outlook と並んで、Google カレンダーや Microsoft 365 カレンダーに接続します。接続すると、すべてのカレンダー イベントは、単なるタイム ブロックではなく、関連する履歴を含むコンテキスト ノードとして、システムが操作できるものになります。

このステップは 1 回だけ行われます。最初の接続後、システムは、作業の完全なコンテキストに対して今後のすべての会議の画像を維持します。スレッドをカレンダーのイベントに手動で添付したり、電子メールに会議関連のタグを付けたりすることはありません。

ステップ 2 — ブリーフを自動的に生成する

Lodestar の Meeting Prep アプリは、カレンダー イベントごとに 1 ページの概要を生成します。概要には、議題のコンテキスト (招待状に記載されている内容、このグループが前回会合したときに何が決定されたか)、プロジェクトまたはクライアントに関連付けられた未解決のアクション アイテム、出席者からの関連する電子メール スレッド、作業の現在の状態から推測される論点がまとめられています。

概要には、出席者、および Lodestar が関連する組織コンテキストを取り込んだ場合、クライアントとの関係で出席者が誰であるか、役割、最近の関与、および以前のやり取りからの注目すべきコンテキストも含まれます。

手動でトリガーしなくても、会議の前に生成が行われます。午後 2 時のブリーフは正午までに完成します。通話に関連する新しい電子メールが朝到着した場合、それは組み込まれます。準備書面は会議が始まるまで生きた文書です。

ステップ 3 — 生の履歴ではなく概要を確認する

会議準備の自動化の出力は、議題のコンテキスト、未解決の項目、論点、関連するスレッドなど、構造化された概要です。あなたの仕事は、電子メールやメモを探して同じ写真を手動で再構築するのではなく、1 ページの概要を確認することになります。

これが時間の節約が最も具体的に表れる部分です。 「準備ができている」と「準備が不十分」の違いは、通常、準備する意欲ではなく、通話前の 10 分間の自由時間があるかどうかです。 1 ページの概要は 4 分で読めます。同じ情報を手動で準備するには 15 時間かかります。ブリーフィングが自分で構築しなければならないものではなく、あなたを待っている状態であれば、以前は短すぎると感じていた時間枠内で準備が可能になります。

この概要は、関連する場合は共有の事前読みとしても機能します。通話中にこれを参照して、コミットメントを常に表示し、未解決の項目が確実に処理されるようにすることができます。

ステップ 4 — 通話後にコミットメントを取得する

会議の準備の自動化はループの半分です。残りの半分は会議終了後に何が起こるかです。約束を把握するシステムがなければ、十分に準備された会議から得た洞察は、準備が不十分な会議から得た洞察と同じくらい早く蒸発してしまいます。

Lodestar のフォローアップ アプリは、会議のコンテキストからコミットメント (同意された項目、割り当てられたフォローアップ タスク、言及された次のステップ) を抽出します。各コミットメントはソースにリンクされ、議論された期限から推定され、所有者に割り当てられます。会議の要約は、文書内で読まれずに放置されているメモのブロックではなく、未解決の項目の構造化されたリストになります。

準備からフォローアップまでのループにより、会議は開いたスレッドとして記憶に残るのではなく、作業単位として終了します。

会議準備ブリーフには実際にどのような内容が含まれるのか

Lodestar 会議の概要には、カレンダーの招待状からの議題、同じグループとの前回の会議で決定された内容の概要、クライアントまたはプロジェクトに関連する未解決のアクション アイテム、関連性があるとフラグが付けられた主要な出席者からの最近の電子メール スレッド、作業の現在の状態に基づいて推測される論点、および参加者のコンテキスト (利用可能な場合) が含まれます。

これに含まれないものはすべてです。クライアントとこれまでに交換したすべての電子メールを含むブリーフはブリーフではありません。価値は統合と選択にあります。準備に 20 分を費やしていれば見つかるはずのものが、20 分もかからずに表面化します。

最も有益な会議

すべての会議に同じ準備の価値があるわけではありません。意思決定が行われるクライアントとの電話、複数の未解決の項目があるプロジェクトのレビュー、新しい連絡先との紹介の電話は、準備が最も大きな効果をもたらすものです。予測可能な議題に沿った、馴染みのある相手とのステータス更新は、簡単なレビューに 2 分かかり、すでに予想していた内容を裏付けるものです。

会議準備の自動化はどちらのタイプでも機能します。要約生成コストは会議のタイプに関係なく同じです。ただし、実感できるメリットは一か八かの通話に集中しています。これらは、準備不足が最も大きな影響を与えるものでもあります。

よくある質問